Zlecenie transportowe – wzór PDF i wskazówki wypełniania

Zlecenie transportowe porządkuje ustalenia między zleceniodawcą a przewoźnikiem: wskazuje, jaki ładunek należy przewieźć, skąd, dokąd, w jakim terminie i za jaką cenę. Powinno zawierać dane stron, miejsca załadunku i rozładunku, opis towaru, wymagania dotyczące pojazdu oraz zasady rozliczenia. Precyzyjne informacje ograniczają ryzyko opóźnień, dodatkowych kosztów i sporów o zakres usługi.

Poniższy wzór zlecenia transportowego do pobrania w PDF jest przeznaczony do prostego przewozu drogowego rzeczy. Puste pola można uzupełnić po wydrukowaniu. Przed przekazaniem dokumentu przewoźnikowi warto dopasować warunki do konkretnego ładunku i uzyskać jednoznaczne potwierdzenie przyjęcia zlecenia. Dokument nie zastępuje listu przewozowego ani dokumentów wymaganych dla szczególnych rodzajów transportu.

Jak wypełnić zlecenie transportowe?

Zacznij od numeru dokumentu i daty, a następnie wpisz pełne dane zleceniodawcy oraz przewoźnika. Nie utożsamiaj automatycznie zleceniodawcy z nadawcą towaru: mogą to być różne podmioty. Podaj kontakty do osób, które rzeczywiście koordynują przewóz. Przed wysłaniem zlecenia sprawdź dane firmy, wymagane uprawnienia przewoźnika oraz zakres jego ubezpieczenia OCP.

Adresy, terminy i opis ładunku

Przy załadunku i rozładunku wpisz dokładne adresy, nazwy magazynów oraz daty i przedziały godzinowe. Dodaj numer awizacji, jeśli jest wymagany. Zaznacz, czy godzina oznacza sztywny termin, czy orientacyjny czas przyjazdu. Ustal również, kto organizuje i wykonuje czynności ładunkowe oraz jakie wyposażenie będzie potrzebne.

Opis towaru powinien pozwalać dobrać właściwy pojazd. Wskaż liczbę opakowań lub palet, masę brutto z opakowaniem oraz wymiary, uwzględniając możliwość piętrowania. Nie pomijaj wymagań szczególnych, takich jak temperatura przewozu, ochrona przed wilgocią czy zakaz przeładunku. Przy towarach niebezpiecznych potrzebne są dodatkowe informacje i dokumentacja zgodna z właściwymi przepisami ADR.

Jak ustalić cenę i zasady rozliczenia?

Podaj kwotę frachtu, walutę i sposób rozliczenia VAT właściwy dla danej usługi. Określ, czy wynagrodzenie obejmuje opłaty drogowe i inne koszty. Termin płatności powiąż z jednoznacznym zdarzeniem, na przykład otrzymaniem prawidłowej faktury i uzgodnionych dokumentów. Wskaż, czy wystarczą skany, czy wymagane są oryginały oraz gdzie należy je dostarczyć.

Postój, dodatkowe koszty i zmiany trasy

W warunkach dodatkowych można ustalić czas postoju bez dodatkowej opłaty, stawkę po jego przekroczeniu oraz sposób potwierdzania oczekiwania. Warto opisać rozliczenie kolejnego punktu dostawy, wymiany palet lub anulowania przewozu. Dodatkowe opłaty i zmiany zlecenia powinny być wyraźnie uzgodnione, najlepiej w korespondencji pozwalającej odtworzyć ich treść.

Potwierdzenie zlecenia i dokumenty przewozowe

Zachowaj potwierdzenie przyjęcia zlecenia przez przewoźnika. Może to być podpisany dokument albo jednoznaczna odpowiedź e-mail, zależnie od uzgodnionej formy i obowiązujących wymogów. Samo przesłanie formularza nie daje pewności, że druga strona zaakceptowała wszystkie warunki. Jeśli stosujesz załączniki lub ogólne warunki, przekaż je przed zawarciem umowy.

Zlecenie transportowe określa ustalenia umowne, natomiast list przewozowy dokumentuje informacje dotyczące przewozu. W przewozach międzynarodowych sprawdź zastosowanie Konwencji CMR. Nie wprowadzaj postanowień sprzecznych z bezwzględnie obowiązującymi przepisami, zwłaszcza dotyczącymi odpowiedzialności przewoźnika. Przy cennych lub nietypowych ładunkach warto indywidualnie uzgodnić dodatkowe zabezpieczenia i sprawdzić potrzebę ubezpieczenia cargo.

O autorze

Krzysztof Krzemiński

Administrator

Wyświetl wszystkie posty